การมอบหมายงาน (Delegation) ถือเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับผู้นำและผู้จัดการ เพราะการถ่ายโอนงานให้ลูกทีมอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยลดภาระงานของคุณ เพิ่มความสามารถของทีมงาน และกระตุ้นความก้าวหน้าในระยะยาว ถ้าอยากยกระดับความเป็นผู้นำ ลองมาดูขั้นตอนทั้งห้าที่จะทำให้คุณเป็น "มือโปร" ในการมอบหมายงานกันค่ะ
1. เลือกงานที่เหมาะสม
ไม่ใช่ทุกงานที่ควรจะส่งต่อให้คนอื่นทำ งานบางอย่างยังจำเป็นที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะของคุณ แต่สำหรับงานที่สามารถถ่ายทอดและฝึกสอนได้ ให้เริ่มมองหาโอกาสในการมอบหมายงานเหล่านี้ให้กับลูกทีม งานที่เหมาะแก่การมอบหมายอาจเป็นงานประจำ งานที่เป็นภาระซ้ำๆ หรือจะเป็นงานที่ช่วยพัฒนาทักษะของทีมก็ได้เช่นกัน
2. เลือกคนให้เหมาะสม
พิจารณาคนในทีมอย่างรอบคอบ ทำความเข้าใจความสามารถ จุดแข็ง และปริมาณงานปัจจุบันของแต่ละคน เลือกมอบหมายงานให้คนที่คุณเชื่อใจว่าจะสามารถทำงานได้สำเร็จ อย่าลืมคำนึงถึงโอกาสในการพัฒนาศักยภาพของทีมด้วยนะคะ
3. สื่อสารอย่างชัดเจน
กำหนดเป้าหมาย ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และกำหนดเวลาอย่างชัดเจน อธิบายถึงขอบเขตงานและอำนาจการตัดสินใจของคนที่ได้รับมอบหมายงาน รวมถึงทรัพยากรต่างๆที่จะมีให้สนับสนุน หมั่นสอบถามเพื่อให้ลูกทีมได้มีโอกาสชี้แจงข้อสงสัย
4. ติดตามความคืบหน้าโดยไม่จุกจิก
จัดตารางเพื่อติดตามความคืบหน้าของงาน แต่ต้องหลีกเลี่ยงการ micromanage หรือคอยควบคุมลูกทีมมากจนเกินไป จงมีความยืดหยุ่นและเปิดรับการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ให้คำแนะนำและกำลังใจเมื่อจำเป็น
5. กล่าวชมและให้ข้อเสนอแนะ
เมื่อผลงานเสร็จสิ้นแล้ว อย่าลืมกล่าวคำชื่นชมและขอบคุณ ให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์เพื่อจุดประกายการเรียนรู้และพัฒนาทักษะ การแสดงความชื่นชมลูกทีมจะเป็นการเสริมกำลังใจให้พวกเขากล้ารับผิดชอบงานต่างๆมากขึ้นในอนาคต
ยิ่งฝึกฝนมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งเชี่ยวชาญ การมอบหมายงานอาจดูเป็นเรื่องที่ท้าทายในตอนแรก แต่เมื่อฝึกฝนบ่อยครั้ง เราจะสามารถสร้างสมดุลระหว่างงานที่ทำเองและงานที่ส่งต่อให้ลูกทีมได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่ความสำเร็จของตัวคุณเองและของทีมงานอย่างยั่งยืน