top of page
iStock-1413128025.jpg
  • Writer's pictureMC

The Next Generation of Office Communication Tech.

ความเป็นไปได้ของการสื่อสารยุคใหม่ภายในองค์กรที่ทุกคนต้องปรับตัว


ขณะที่โควิดเข้ามาแทรกแซงการดำรงชีวิตของคนทั่วโลก แน่นอนว่าการทำงานในทุกระดับองค์กรต้องเปลี่ยนแปลงและปรับตัวกันอย่างมากในทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็นการทำงาน หรือ การส่งออกบริการ ซึ่งโดยหลักแล้วสิ่งที่เปลี่ยนไปมากที่สุด คือ ทุกองค์กรจะต้องใช้ช่องทางออนไลน์มากขึ้น ทั้งการขาย การประชุม การให้บริการ การเรียน เชื่อว่าหลายๆ คน คงเริ่มคุ้นชิ้นกับการทำงานผ่านโปรแกรม ทั้ง Zoom, Microsoft Team หรือ Google Meeting


ถ้าให้เทียบการทำงาน ก่อนและหลังโควิด จะรับรู้ได้เลยว่ารูปแบบการทำงานเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง ปัจจุบัน การผสมผสาน การทำงานหลากหลายช่องทาง เริ่มกลายเป็นเรื่องปกติของสังคม แน่นอนว่าผู้คนปฏิสัมพันธ์แบบ face-to-face น้อยลงมาก เนื่องจากสถานการณ์ต่างๆ อย่างไรก็ตาม ในการปรับเปลี่ยนนี้ ก็สร้างประโยชน์ให้กับองค์กรในหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น ลดต้นทุนในการดำเนินการต่างๆ เช่น บริษัทสามารถจ้างคนต่างชาติ หรือ คนที่ไม่สะดวกในการเดินทาง ให้ทำงานให้พวกเขาได้ เป็นต้น นอกจากการเปิดโอกาสใหม่ๆ ให้องค์กรได้ผู้ทำงานคุณภาพที่ไม่จำกัดสถานที่แล้ว ยังช่วยให้ผู้ทำงานมีตัวเลือกการทำงานเพิ่มขึ้นอีกด้วย


ในระยะยาวแล้ว หลายๆ องค์กรจะมีการสร้างมาตรการเงื่อนไขต่างๆ ในการทำงานแบบ Remote Work หรือ การทำงานต่างสถานที่กัน และ ใช้นวัตกรรม เทคโนโลยี ต่างๆ ที่มีผลดีต่อการทำงานแบบ พบหน้ากัน มากขึ้น ซึ่ง 3 รูปแบบสำคัญของการทำงานเสมือนจริงที่จะส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานในอนาคต จะมีอะไรบ้าง มาดูกันค่ะ


Virtual Offices เปลี่ยนการทำงานออฟฟิศให้เป็นออฟฟิศเสมือนจริง


ในหลายทศวรรษที่ผ่านมาก่อนเกิดวิกฤตโรคระบาด โลกของการทำงานและการติดต่อสื่อสารก็เริ่มเชื่อต่อเข้าหากันได้ง่ายขึ้นทุกปี วิวัฒนาการที่รวดเร็วของเทคโนโลยี ทำให้มีหลายองค์กรที่เริ่มทดลองการใช้การทำงานผ่านรูปแบบเสมือนจริงกับทีมของพวกเขามาเรื่อยๆ ด้วยโปรแกรมที่ชื่อ “Portal” ซึ่งเป็นเว็บรวบรวมรูปแบบการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็น อีเมล ข้อความ เว็บการประชุม ซึ่งช่วยให้คนเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย


แต่การใช้งานส่วนนี้ก็มีปัญหาอยู่ที่ เมื่อคนในทีมไม่สามารถเห็นกันได้ และทำได้เพียงติดต่อผ่านข้อความ เสียง หรือ อีเมล ทำให้พวกเขาเกิดความรู้สึกโดดเดี่ยว ขาดการติดต่อ ซึ่งไม่เพียงส่งผลทางจิตใจเท่านั้น แต่ยังส่งผลถึงความสามารถในการส่งออกผลงาน ความร่วมมือ และ การสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ อีกด้วย


ซึ่งในปัจจุบัน การทำงานในหลายองค์กร เริ่มปรับเปลี่ยนมาเป็นการประชุมด้วยรูปแบบ ออฟฟิศเสมือนจริง โดยใช้โปรแกรมที่ถูกพัฒนาให้ผู้คนสามารถมองเห็นกันได้ผ่านวิดีโอ อย่างที่ทุกคนรู้จักกันไม่ว่าจะ Zoom หรือ Microsoft team ซึ่งเหล่านี้สร้างความรู้สึกของการมีส่วนร่วมระหว่างผู้ร่วมงานได้ดีกว่า และมองเห็นความเคลื่อนไหว


ด้วยการที่โปรแกรม ณ ปัจจุบันถูกออกแบบมาให้มีลูกเล่นเพิ่มขึ้น สร้างปฏิสัมพันธ์ได้มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการแสดงอารมณ์ผ่าน emoji การใส่ filter หรือ การเปลี่ยนภาพพื้นหลังวิดีโอก็ทำได้ ทำให้การทำงานผ่านออนไลน์มีประสิทธิภาพมากขึ้น สร้างบรรยากาศได้มากกว่าการเข้าถึงเพียงแค่เสียงหรือข้อความ จึงเป็นอีกตัวเลือกหนึ่งในการประชุม หรือ การปรึกษาในทีม ที่คนในยุคต่อไปจะเลือกใช้ได้มากขึ้น



Virtual Focus Group ระดมไอเดียและทำสำรวจบนกลุ่มออนไลน์เพียงไม่กี่นาที


การเติบโตของเทคโนโลยีที่ขับเคลื่อนด้วย AI ยังช่วยให้บริษัทต่างๆ ทำได้มากกว่าในห้องประชุมจริง ในแพลตฟอร์มจำลองอย่าง Remesh ช่วยให้บริษัทสามารถทำการสำรวจ หรือ วิเคราะห์ตลาดได้อย่าง real time และสามารถรวบรวมผลสำรวจได้มากมายเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น


บริษัทต่างๆ ใช้แพลตฟอร์มเหล่านี้ในการวิจัยตลาด พวกเขาสามารถรวบรวมและสรุปความคิดเห็นต่างๆ โดยที่กลุ่มเป้าหมายไม่จำเป็นต้องเผยตัวตนในหนึ่งหัวข้อ พร้อมทั้งระบบการจัดกลุ่ม รวบรวม และสรุปผลเบื้องต้น ให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบและวิเคราะห์ผลสำรวจที่เกิดขึ้นได้อย่างง่ายดาย


บางบริษัทพบว่า การทำ virtual focus group ช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมและปรับวัฒนธรรมการทำงานได้อีกด้วย เช่น ธนาคารแห่งหนึ่งเปิดห้องสนทนาเสมือนจริงเพื่อทำความเข้าใจและปรับปรุงการรวบรวมข้อมูลจากทุกส่วนขององค์กร ซึ่งสามารถทำให้ธนาคารสามารถสนทนากับพนักงานทั้งหมด 1,200 คนได้ โดยแบ่งออกเป็นกลุ่มละ 60 คน


ผลที่ได้คือ ธนาคารแห่งนี้ประสบความสำเร็จในเรื่องของการรวบรวมความคิดเห็นของผู้คนได้มากขึ้น เพราะพวกเขาได้รับฟังความคิดเห็นจากผู้ทำงานที่ปกติจะไม่แสดงความเห็นออกมา แต่เมื่ออยู่ในช่องทางที่ไม่จำเป็นต้องระบุตัวตน ทำให้พวกเขากล้าแสดงความเห็น และ มีส่วนร่วมในการสำรวจหรือการทำข้อมูลในองค์กรเพิ่มขึ้น ซึ่งมีผลให้ทีมผู้นำของธนาคารสามารถรู้ได้ว่าพวกเขาควรจะต้องพัฒนา หรือ ปรับปรุงด้านอะไรไปในทิศทางไหน



Virtual Collaboration แชร์ไอเดียร่วมกันได้ง่ายๆ ไม่ต้องต่างคนต่างทำ ด้วยเครื่องมือออนไลน์


สุดท้าย หลายองค์กรเปลี่ยนบรรยากาศการทำงานเสมือนจริงให้เป็นทางออกในการเดินหน้าโปรเจค และ นวัตกรรมในการระดมไอเดีย เพราะเมื่อโรคระบาดเกิดขึ้นส่งผลให้หลาย โปรเจคในบริษัทที่ทำค้างไว้ต้องหยุดชะงักไป ไม่ว่าจะเป็นการวิจัย หรือ การพัฒนาต่างๆ เพราะพวกเขาไม่สามารถทำงานร่วมกันได้

ทว่าไม่ใช่ทุกองค์กรที่ชะงักตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น แต่เปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นทางออนไลน์ ใช้วิธีระดมไอเดีย ไม่ว่าจะเป็นผ่าน โน้ต แชร์ digital whiteboards สร้างสไลด์ หรือ เอกสารออนไลน์ที่ใครๆ ก็สามารถเข้าใช้งานได้แม้จะไม่ได้อยู่ที่เดียวกัน


ตัวอย่างที่สำเร็จมาแล้ว เช่น ธนาคารแห่งหนึ่งสามารถเปิดตัวผลิตภัณฑ์ digital banking รูปแบบใหม่ทางออนไลน์ได้ และเปิดตัวได้เร็วกว่าเวลาที่กำหนดไว้ด้วย


สิ่งหนึ่งที่ทำให้สำเร็จคือ การมีช่องทางที่ผสมผสานทั้ง วิดีโอ เสียง แชท และ เครื่องมือที่ทำให้ผู้คนมีโอการในการแสดงความเห็นในฐานะสมาชิกของทีมได้มากขึ้น ไม่ได้ถูกปิดกั้นโดยใครคนใดคนหนึ่งที่มักจะมีเสียงอยู่ฝ่ายเดียว ขณะเดียวกันหากใครพลาดการหารือในครั้งนั้นๆ ไป ก็ยังมีช่องทางที่จะสามารถเข้าร่วมกับความเห็นทีมได้ย้อนหลังแบบที่ไม่เคยมีมาก่อนได้


เมื่อมีการแบ่งปันข้อมูล และ ทบทวนความคิดต่างๆ ด้วยเครื่องมือการทำงานที่สามารถทำได้มากกว่า 1 คน ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่สามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้ทันที ต่างจากการทำงานคนเดียวที่ต้องส่งเป็นภาพถ่าย หรือข้อมูลใดๆ ต่ออีกหลายทอดกว่าจะได้รายงาน หรือ เอกสารใดๆ ออกมา



ด้วยการผสมผสานรูปแบบการทำงานที่หลากหลายและเสมือนจริงบนอินเทอร์เน็ต ย่อมไม่มีอะไรที่เป็นไปไม่ได้ในอนาคต การทำงานยุคใหม่จะเป็นสิ่งที่ทุกคนต้องปรับตัวและเตรียมพร้อม


เชื่อได้เลยว่าเราทุกคนจะได้เห็นการทำงานแบบผสมผสานอย่างแน่นอนในอนาคต ย้อนไปสองปีที่แล้ว ใครจะเชื่อว่าเวลานี้เราจะสามารถทำงานจากบ้านได้ในระดับอย่างปัจจุบัน และองค์กรขนาดใหญ่หลายที่ก็ยังคงศึกษาและต้องการนวัตกรรมใหม่ที่จะส่งเสริมให้การทำงานในรูปแบบเสมือนจริงเหล่านี้เกิดผลลัพธ์อย่างยั่งยืนด้วย


เครื่องมือเหล่านี้จะขับเคลื่อนการทำงานรูปแบบใหม่ๆ โดยการพัฒนาเครื่องมือ AI หรือ ปัญญาประดิษฐ์ที่จะสร้างฟังก์ชันใหม่ๆ ในการทำงานเป็นทีม ที่จะทำให้การทำงานแบบออนไลน์นี้ได้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอีกอย่างแน่นอน


ดังนั้น ในอนาคตที่ยังไม่มาถึง การสื่อสารในโลกการทำงานจะต้องพัฒนาไปอย่างต่อเนื่อง องค์กรต่างๆ ต้องปรับตัว และ พร้อมรับนวัตกรรมใหม่ๆ ที่หากคุณสามารถใช้ได้อย่างเต็มรูปแบบ จะต้องทำให้เกิดเรื่องราวใหม่ๆ ที่คุณอาจไม่คาดคิดมาก่อนอย่างแน่นอน เช่นเดียวกับการสื่อสารที่คุณต้องปรับตัวให้เหมาะสมเช่นเดียวกัน




Credit: Harvard Business Review

M.I.S.S.CONSULT The Leadership Solution Specialist (LSS)


Comments


bottom of page