สิ่งที่คุณต้องการสื่อสาร จำเป็นต้องเขียนอีเมลจริงๆ หรือไม่?
เคยไหมที่งานของคุณต้องหยุดชะงักลง เพราะต้องรอการตอบกลับอีเมลจากหัวหน้า ผู้บริหาร หรือใครก็ตามที่คุณรออยู่ ?
ขณะเดียวกัน ทางฝั่งของผู้ที่ได้รับอีเมล ก็สูญเสียเวลาไปกับการอ่านอีเมลจำนวนมาก ยิ่งอยู่ในตำแหน่งที่สูงเท่าไหร่ จำนวนอีเมลที่เข้ามาก็มีมากมาย จนบางครั้งก็ไม่สามารถดูข้อความทั้งหมดที่ถูกส่งมาได้เช่นกัน
อีเมลถูกใช้เป็นเครื่องมือการสื่อสารทางธุรกิจที่ทั้งสำคัญ และ มีความน่าเบื่อหน่ายในเวลาเดียวกัน เพราะ ผู้ทำงานทุกคนมักจะใช้เวลาในการเขียน-ตอบอีเมลไปมากของเวลาทำงาน ซึ่งแท้จริงแล้ว อีเมลไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารในทุกเรื่อง ทุกครั้งที่เราส่งอีเมล เรามักจะคิดไปเองว่าคนรับจะตีความ น้ำเสียง และความจริงจัง ในแบบที่เราต้องการ จนบางครั้งเราอาจลืมไปว่า แต่ละคนมีระบบการอ่านและตีความแตกต่างกัน บ่อยครั้งที่การส่งอีเมลสร้างความเข้าใจผิดโดยไม่จำเป็น และทำให้เกิดความผิดพลาดเรื่องการสื่อสาร เช่นเดียวกับการสื่อสารผ่านข้อความช่องทางอื่นๆ ที่ไม่ได้มีท่าทางและน้ำเสียงประกอบ
ในความเป็นจริง ระหว่างที่คุณกำลังรอการตอบอีเมล แล้วคุณมีโอกาสได้พบกับคนที่คุณต้องการ คุณก็สามารถพูดคุยกับพวกเขาได้เลยโดยไม่จำเป็นต้องรอการตอบจากอีเมลเท่านั้น นอกจากจะเป็นการไม่ทำให้คุณเสียเวลาแล้ว ยังได้คำตอบตรงประเด็นและรวดเร็วกว่ารอคอยคำตอบจากอีเมลอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นในการประชุม video conference หรือกระทั่งบังเอิญพบกันในสักที่ของบริษัท ก็สามารถทำได้ หากสถานการณ์เอื้ออำนวย และเขาไม่ได้กำลังรีบ
แล้วเมื่อไหร่ควรใช้อีเมล?
เมื่อเป็นการสื่อสารที่ทุกคนต้องรับทราบ ตีความ และสร้างความเข้าใจที่ตรงกันได้ไม่ว่าผู้อ่านจะเป็นใคร ข้อความที่สื่อสารต้องมีความชัดเจน และผู้รับสารต้องรู้ว่าจะต้องตอบสนองหรือทำอะไรต่อไปอย่างไร จากการศึกษาของ HBR มี 4 สถานการณ์ที่เหมาะแก่การใช้อีเมล ดังนี้
• การสื่อสารที่ต้องการชี้แจ้งการตัดสินใจอย่างเป็นทางการ
• ต้องการยืนยัน หรือ นัดหมายตารางใดๆ
• ต้องการบันทึกการสนทนาที่สำคัญ
• ประกาศสำคัญที่ทุกคนจะต้องได้ และ รับทราบพร้อมกัน
อย่างไรก็ตาม อีเมลถือเป็นช่องทางที่ดีอย่างหนึ่ง ในการที่คุณจะรวบรวมข้อมูลและส่งออกข้อมูลทั้งหมดไปในคราวเดียวและง่ายต่อการจัดเก็บ โดยเฉพาะข้อมูลที่หลายๆ คนจะต้องเข้ามามีส่วนร่วม ก็จะสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดาย ที่สำคัญลดโอกาสที่จะสื่อสารผิดพลาด เพราะมั่นใจได้ว่าทุกคนได้รับสารแบบเดียวกัน ด้วยข้อมูลที่เหมือนกัน ดังนั้น เมื่อต้องส่งข้อมูลที่มีเนื้อหามาก หลากหลาย และต้องการสื่อสารกับคนจำนวนมาก การส่งอีเมลก็เป็นการครบจบในคราวเดียวที่ดี
อีเมลจะใช้งานได้ดีที่สุด เมื่อคุณมีวัตถุประสงค์ หรือ ข้อความที่ชัดเจน ไม่คลุมเครือ แต่ถ้าหากคุณไม่แน่ใจว่าเมื่อไหร่ควรสื่อสารแบบใด มาดูตัวอย่างการเลือกสื่อสารในแต่ละสถานการณ์กันค่ะ
เมื่อคุณรู้ว่าเวลาไหนควรเลือกวิธีการสื่อสารอย่างไร รับรองว่าคุณจะสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ ทำให้มีเวลาในการทำงานอย่างอื่นที่เป็นประโยชน์ต่อองค์รได้มากขึ้นอย่างแน่นอนค่ะ
Credit: Harvard Business Review
M.I.S.S.CONSULT The Leadership Solution Specialist (LSS)